Kaizen Teian - Tập 1: Thiết Lập Hệ Thống Đề Xuất Cải Tiến Liên Tục Thông Qua Thực Hiện Đề Xuất Của Người Lao Động

Bốn quan niệm sai lầm tiêu biểu về đề xuất cải tiến thường được đề cập miêu tả thực trạng của hoạt động Kaizen Teian như sau:

1. Không còn động lực để đưa ra những đề xuất mới.

2. Chúng ta không còn ý tưởng nào nữa.

3. Chúng ta không còn ở trong giai đoạn Kaizen.

4. Chúng ta đã cố gắng rất nhiều để đổi mới, và chẳng có gì được thực hiện cả.

Mặc dù đây là những quan niệm sai lầm thường thấy, nhưng cải tiến liên tục sẽ chẳng có được tiến bộ nào nếu như bạn chỉ gật đầu đồng ý như vậy. Mục đích của cuốn sách này là giúp bạn thoát khỏi những lời phàn nàn gây áp lực cho bạn trong tình huống hình giả định là bạn không có ai giúp đỡ.

Tuy nhiên, cuốn sách này không chỉ đơn giản là tập hợp của các đề xuất từ thực tế hoặc lời khuyên có được từ chuyên gia tư vấn. Nó giải thích những khái niệm cơ bản và cách tư duy chứ không chỉ miêu tả cách thức hoàn thành một nhiệm vụ nào đó hoặc viễn cảnh mới mẻ khi tiếp cận sự việc.

Cuốn sách này không phải là một phương pháp giải quyết các triệu chứng của vấn đề hoặc là tập hợp các câu hỏi và trả lời. Thay vào đó, nó đặt ra câu hỏi như, “Kaizen Teian là gì?”, “Phương pháp đưa ra các đề xuất cải tiến là gì?”, đồng thời trình bày các nguyên tắc cơ bản của đề xuất cải tiến sáng tạo.

Nói cách khác, khi đưa ra một đề xuất thì không cần trình bày mọi thứ phải được theo thứ tự. Đề xuất chỉ có giá trị khi chúng được thực hiện và được nhận biết, do đó, nó làm thay đổi cách thức làm việc của chúng ta. Cuốn sách này không chỉ phục vụ cho mục đích hướng dẫn hệ thống đề xuất mà còn trình bày các phương pháp, cách thức để thay đổi cách làm việc của chúng ta thông qua đề xuất.

Cuốn sách này được biên soạn dựa trên sự tập hợp, chỉnh sửa, sắp đặt lại cấu trúc các bài báo chuyên đề về hoạt động đề xuất cải tiến. Những bài báo này đã được xuất bản trong một chuyên san về phát triển hệ thống Kaizen Teian, ra hàng tháng, có tên là Ingenuity and Inventions. Mặc dù nó giới thiệu các ví dụ đề xuất cải tiến đã được thực hiện ở nhiều công ty, sự miêu tả các đề xuất này ngắn gọn như một kịch bản. Cuốn sách này không chỉ giới thiệu các ví dụ đề xuất một cách sơ sài mà còn sử dụng những ví dụ thực tế để giải thích cho những nguyên tắc và quy tắc ‒ cơ sở của các đề xuất cải tiến.

Những nghiên cứu cụ thể và các ví dụ thực tế sẽ được trình bày trong cuốn Kaizen Teian 3 mà chúng tôi đang biên soạn và sẽ xuất bản trong thời gian tới.

Đánh giá

"Bí quyết thành công của hệ thống phát triển sản phẩm của Toyota ư?" Chúng tôi có một kỹ thuật rất tinh xảo trong việc phát triển những mẫu xe mới, được gọi là “5 lần tại sao”. Chúng tôi, toàn thể nhân viên của Công ty, luôn đặt câu hỏi "Tại sao?" đến 5 lần để tìm ra những nguyên nhân gốc rễ và liên tục đưa ra các ý tưởng cải tiến (Kaizen).

Yuichi Okamota

Nguyên Phó Giám đốc Trung tâm Kỹ thuật TOYOTA

***

Mặc dù hệ thống Kaizen Teian đôi khi được miêu tả bằng tiếng Nhật, nhưng lợi ích mà nó mang lại không vì thế mà chỉ giới hạn ở những công ty của Nhật Bản. Hãng sản xuất Nippondenso của Mỹ ở Battle Creek, Michigan là một trong những công ty ở Mỹ hiện đang áp dụng hệ thống Đề xuất Cải tiến Liên tục có sự tham gia của người lao động và đã gặt hái được rất nhiều thành công.

Linda Topolsky

Chuyên gia cao cấp về Phát triển nhân lực

Nippondenso Manufacturing U.S.A., Inc.

(Bộ Gồm 2 Quyển)

Tác Giả: Nhiều Tác Giả

Nhà Xuất Bản: NXB Lao Động Xã Hội

Tải SáchMiễn Phí  tại đây: 

Tập 1: Nhân Viên Mới . Net Share

Tập 2: Nhân Viên Mới. Net Share

Read the rest of this entry »

Nhân Viên Mới - Làm thế nào để viết một bản báo cáo nhân sự ??

Sắp hết năm, hết tháng rồi, chắc các bạn Nhân Viên Mới khá lo về việc viết bản báo cáo nhân sự năm, báo cáo nhân sự tháng phải không?? 

Báo cáo có thể được chia thành nhiều loại khác nhau (có nhiều tiêu chí phân loại khác nhau). Tùy vào mục đích mà bạn phải chọn sẽ dùng loại nào. Có báo cáo định kỳ, có báo cáo bất thường,- có báo cáo nhanh, có báo cáo tổng quan, có báo cáo chi tiết, có báo cáo tình hình/tiến độ thì nặng về cung cấp thông tin và mô tả, báo cáo đánh giá thì nặng về đánh giá, so sánh... Tóm lại là muôn màu muôn vẻ. Mỗi loại báo cáo khác nhau cũng sẽ khác nhau về cách làm, bố cục. Nhưng, nhìn chung để có một bản báo cáo tốt cần thực hiện các bước dưới đây: 

Báo cáo phải đủ ngắn gọn, súc tích; đủ các so sánh để người đọc dễ liên tưởng, dễ nắm bắt... tốt nhất là thể hiện bằng bảng và đồ thị:

 - Công tác chuẩn bị:

- Phải xác định đựơc mục đích yêu cầu của bản báo cáo, báo cáo thường kỳ hay báo cáo chuyên đề, từ đó mới có cơ sở để xây dựng đề cương báo cáo.

- Xây dựng đề cương khái quát.

- Tùy theo mỗi loại báo cáo mà người soạn thảo lựa chọn một bố cục cho thích hợp, ngoài những phần tiêu đề, tên cơ quan, tên báo cáo… phần nội dung thường có 3 phần nhỏ:

Phần 1: 

- Đánh giá tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện tượng xảy ra.

Phần 2: 

- Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình hình, xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết.

Phần 3: 

- Nêu những phương hướng, nhiệm vụ chính để tiếp tục giải quyết các biện pháp tổ chức thực hiện, những tồn tại đang cần giải quyết, những nhiệm vụ tiếp tục đặt ra.

- Thu thập tài liệu, số liệu để đưa vào báo cáo.

- Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báo cáo.

- Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát.

- Dự kiến những đề xuất kiến nghị với cấp trên.

Xây dựng dàn bài:

- Mở đầu:

Có thể nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức về chủ trương, công tác do cấp trên định hướng xuống. Đồng thời nêu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện các chủ trương và nhiệm vụ trên.

- Nội dung chính:

+ Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành.

+ Những ưu khuyết điểm của quá trình thực hiện.

+ Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.

Lưu ý: Có thể đánh giá những công việc chủ yếu của đơn vị theo từng nội dung công việc. Nếu là báo cáo tổng hợp, có thể kiểm điểm riêng từng nội dung, nhiệm vụ gồm kiểm điểm công việc đã làm và chưa làm đựơc, đánh giá ưu khuyết điểm và tìm nguyên nhân tồn tại riêng đối với từng lĩnh vực công tác, từng nhiệm vụ được giao.

- Kết luận báo cáo:

+ Phương hướng, mục tiêu phấn đấu tiếp tục.

+ Nhiệm vụ cụ thể khắc phục các tồn tại, khuyết điểm.

- Các biện pháp tổ chức thực hiện:

+ Những kiến nghị với cấp trên.

+ Nhận định những triển vọng.

Viết dự thảo báo cáo:

- Báo cáo nên viết bằng ngôn ngữ phổ thông, nêu các sự kiện, nhận định, đánh giá, có thể dùng chữ số để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ và các bản đối chiếu nếu xét thấy dễ hiểu và ngắn gọn hơn.

- Nên dùng cách hành văn rõ ràng, mạch lạc, thiết thực, không nên dùng lối hành văn cầu kỳ. Khi đánh giá tình hình, cần dùng các sự kiện, số liệu khách quan và công bằng. Không nên dùng từ ngữ thể hiện tính chủ quan một chiều họăc quá khoa trương mà không có căn cứ sẽ làm cho người đọc thiếu tin tưởng. Đối với các báo cáo chuyên đề, có thể dùng bảng phụ lục để tổng hợp các số liệu liên quan đến nội dung báo cáo, có thể lập bảng thống kê các biểu mẫu so sánh, các tài liệu tham khảo trong phần phụ lục.

Đối với các báo cáo quan trọng:

- Cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị để lấy ý kiến đóng góp, bổ sung, sửa đổi bản dự thảo báo cáo cho thống nhất và khách quan hơn.

Trình lãnh đạo thông qua:

- Đối với bản báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trước hội nghị, báo cáo chuyên đề… cần phải có sự xét duyệt của lãnh đạo trước khi gửi nhằm thống nhất với các quyết định quản lý và các thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt đã cung cấp cho cấp trên hoặc hội nghị.

- Cuối cùng là việc ký, đóng dấu và gửi báo cáo đi, nếu là báo cáo khoa học thì tên tác giả phải ghi ở đầu sau tên báo cáo và không điền các mục khác ở phần tiêu đề như các báo cáo thông thường. Việc gửi báo cáo trình cấp trên hoặc chuyển cho cơ quan khác thì phải có công văn hay thư riêng gửi kèm theo.

Mẫu báo cáo nhân sự:

1. Tổng hợp chung:

- Tình hình nhân sự chung : cho biết sự thay đổi về số lượng nhân sự của công ty từ đó biết được lượng tăng giảm của nhân viên chính thức, thử việc.

- Tỷ lệ nhảy việc:  Số lượng nhân viên rời (trong thời gian đã qua ) chia cho số trung bình của nhân viên (trong trong thời gian đã qua ) làm việc.

Lưu ý: Không tính nhân viên thử việc. Và tách giữ thôi việc chủ động và cho thôi việc

Tỷ lệ này cho biết : tỷ lệ càng cao thì chi phí tuyển dụng càng lớn …. ( còn nữa )

- Cơ cấu theo công việc: Cơ cấu này cho biết tỷ lệ an toàn giữa các khối đảm bảo cho hoạt động công ty. Cần so sánh với ngành và các công ty khác để đánh giá.

2. Tuyển dụng:

- Tình hình tuyển dụng chung khối: Cho biết mức tăng giảm, chi phí cho từng khối

- Tổng số CV / đợt tuyển dụng (đối với từng chức danh).

Chỉ số này đo lường mức độ hiệu quả truyền thông của bạn, số lượng CV bạn nhận được nhiều có thể là do danh tiếng công ty bạn có thể do truyền thông tốt, có thể do công việc hấp dẫn.

Bạn cần làm một bảng đánh giá hỏi lại ứng viên để xem xét xem số lượng CV của bạn nhiều hay ít vì lý do nào để cải tiến cho các đợt tuyển dụng sắp tới.

-    Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu:

Đó là mức các ứng viên đạt các yêu cầu cơ bản theo tiêu chuẩn của bạn.

Tỷ lệ này =

Nếu tỷ lệ này càng cao thì chứng tỏ bạn đã truyền thông những cốt lõi của bạn đến các ứng viên, điều này giúp bạn đỡ vất vả trong việc lọc hồ sơ ứng viên.

Nếu tỷ lệ này quá thấp, chứng tỏ bạn đã không truyền thông cho ứng viên hiểu tiêu chuẩn, nội dung công việc và điều kiện công việc là gì (quan trọng là họ có thể hiểu được các thông điệp của bạn).

-    Chỉ số hiệu quả quảng cáo tuyển dụng:

Tổng chi phí / Tổng số CV. Chỉ tiêu này xác định xem để thu được một CV bạn mất bao nhiêu đồng.

Số người tuyển được/từng kênh

3. Đào tạo:

-    Tình hình đào tạo chung khối: Cho biết mức độ quan tâm đến đào tạo, chi phí đào tạo cho từng khối

-    Chi phí huấn luyện / NV

Chi phí huấn luyện cho bạn biết bạn đang đầu tư cho một nhân viên bằng bao nhiêu.

Chi phí huấn luyện trung bình = tổng chi phí / tổng nhân viên. Lưu ý, bạn nên tính chi phí theo chức danh.

Trong đó tổng chi phí gồm chi phí thuê giảng viên (hoặc giảng viên nội bộ), các giáo trình, phương tiện…<

-    Tỷ lệ nhân viên đào tạo:

Tỷ lệ này được tính cho số nhân viên được đào tạo / tổng số nhân viên cần đào tạo áp dụng cho cùng một chức danh và lĩnh vực đào tạo nào đó.

Bạn có thể dùng các tỷ lệ nhân viên được đào tạo nội bộ hay đào tạo bên ngoài.

4. Lương :

-    Tình hình lương thưởng chung của các khối:  Cho biết mức độ tăng giảm lương cho từng khối.

-    Mức thu nhập trung bình:

Công thức: =

Khi xem xét mức thu nhập trung bình toàn công ty, giúp bạn xem xét mức thu nhập trung bình của công ty bạn đã phù hợp hay chưa với thu nhập trung bình của ngành hay các đối thủ cạnh tranh khác.

-    Mức thu nhập theo chức danh:

Mức thu nhập trung bình không phản ánh một cách chính xác thu nhập của các chức danh trong công ty của bạn.

Ngoài ra, bạn cần xây dựng mức thu nhập trung bình của từng chức danh để xây dựng quy chế lương (click vào để xem về xách xây dựng quy chế lương).

Công thức: =

Khi xem xét mức thu nhập trung bình theo chức danh, giúp bạn xem xét mức thu nhập trung bình của công ty bạn đã phù hợp hay chưa với thị trường.

-    Tỷ lệ chi phí lương:

Công thức:

Bạn cũng cần xem xét xem mức chi phí này đã hợp lý chưa, có phù hợp với tỷ lệ trong ngành hay không?

5. Nội quy, quy chế:

-    Tỷ lệ mức độ vi phạm nội quy:

Tỷ lệ này bằng số lượng vi phạm trong một tháng.

Bạn có thể phân loại vi phạm theo bộ phận, nếu gom theo lĩnh vực thì càng tốt, ngoài ra bạn có thể phân làm mức độ nghiêm trọng của vi phạm.

-    Tổng thời gian đi làm muộn toàn công ty:

Bạn xem xét tổng thời gian đi muộn từng tháng, và so sánh sự tăng giảm của nó để có các biện pháp quản trị thích hợp.

So sánh thời gian đi làm muộn của các bộ phận

Công thức:

Dựa vào chỉ số này, bạn biết rằng bộ phận nào bị mất thời gian nhiều nhất, do vậy bạn sẽ có biện pháp để hạn chế.

-    Tỷ lệ ngày nghỉ, ốm:

Tỷ lệ ngày nghỉ, công thức =

Nếu công ty có tỷ lệ này cao, bạn cần xem xét lại các nguyên nhân để khắc phục.

6. Các hoạt động nhân sự khác :

1. Tổng hợp chung:

-    Tình hình nhân sự chung:

Nội dung    Năm 2010

Số lượng    30/07/2010    30/08/2010    Thay đổi / Ghi chú

(1)    (2)    (3)=(2)-(1)

Chính thức đầu kỳ    161    164    Chính thức đầu kỳ tháng sau = chính thức đầu kỳ tháng trước + ký chính thức tháng trước

Thử việc tính đến cuối tháng    6    12    Thử việc mới tháng sau = thử việc tháng sau + ký chính thức trong tháng sau – thử việc tháng  trước

Ký chính thức trong tháng    3    2

Thời vụ    1    1    0

Tổng số    171    179    +5

-    Tỷ lệ nhảy việc:

Số nhân sự     Thôi việc trong tháng  (Bao gồm giảm biên chế)    Thôi việc trong tháng (Không tính giảm biên chế)

T1    179    3    3

T2    179    2    1

T3    173    8    5

T4    168    3    3

T5    167    10    6

T6    163    7    5

T7    168    6    3

T8    173    1    1

Trung bình    171,3    5    3,4

Tỷ lệ thôi việc     23%    16%

(Tổng Số thôi việc/Nhân sự TB)

-    Cơ cấu theo công việc:

Khối    Số lượng    Tỷ lệ %    Ghi chú

(1)    (2)=(1)/(3)

Khối Kinh doanh    57    32,95    Cán bộ Kinh doanh/Trợ lý

Khối Đầu tư PT – Tư vấn    14    8,09    Tư vấn + Marketing

Khối Kỹ thuật    55    31,79    Dịch vụ triển khai + Dịch vụ khách hàng + Giải pháp CN

Khối Chức năng/Hỗ trợ    40    23,12    Kế toán/Muahàng/Hành chính/Nhân sự/Quản lý chất lương

Ban Giám đốc+ Trợ lý    7    4,05

TỔNG CỘNG    173    100%

2. Tuyển dụng:

-    Tình hình tuyển dụng chung theo khối:

Khối    Kế hoạch tháng    Phát sinh tháng

(Yêu cầu Tuyển thay thế hoặc tuyển do thay đổi KH)    Tổng yêu cầu     Thực hiện     % so    %  so

Tổng yêu cầu     Kế hoạch

(1)    (2)    (3)=(1)+(2)    (4)    (5)=(4)/(3)    (6)=(4)/(1)

Khối chức năng hỗ trợ    0    0    0    0    0%    0%

Khối Đầu tư PT – Tư vấn    1    10    11    0    0%    0%

Khối Kinh doanh    1     6    7     0    0%    0%

Khối Kỹ thuật    1    3    4    0    0%    0%

TỔNG CỘNG    3    19    22    0    0%    0%

-    Tình hình tuyển dụng theo vị trí:

Vị trí tuyển dụng    Số lượng    Đã tuyển     CV đã nộp    Gọi phỏng vấn    Chi phí    Ghi chú

Tổng hợp    15    12

Cán bộ Kinh doanh TT KD #8    2    1

CB Tư vấn (MS)    3    2

Kỹ sư Giải pháp     2    2

CB Triển khai     4    3

Trợ lý bảo hành    1    1

Quản trị mạng    2    2

CB Đào tạo    1    1

v.v.

Tham khảo một mẫu báo cáo công tác tuần/tháng/quý theo cuốn Nghiệp vụ thư ký văn phòng và tổ chức của Khoa văn bản và công nghệ hành chính – Học viện hành chính Quốc Gia: Nhân Viên Mới Share

Nhân Viên Mới

Read the rest of this entry »

Bình luận: câu chuyện của sinh viên mới tốt nghiệp đi tìm việc làm

Lại nói, Nhân Viên Mới là một sinh viên mới tốt nghiệp (tính đến thời điểm hiện tại là mới tốt nghiệp được 3 tháng 3 ngày). Sáng ra đọc được câu chuyện của bạn Khoai Tây và phản hồi của anh Phan Sơn - Giám đốc nhân sự trên Vietnamnet nên nổi hứng "Bình luận câu chuyện của sinh viên mới tốt nghiệp đi tìm việc làm".

Trước hết, Nhân Viên Mới xin đăng bài viết của bạn Khoai Tây như sau: 

"Tôi – một con bé tỉnh lẻ, chẳng có gì ngoài một nỗ lực học tập sao cho thật tốt nơi đô thi phồn hoa đề sau này có một việc làm ổn định, xứng đáng với những gì mà bản thân và gia đình đã bỏ ra.

Tôi – một con bé 21 tuổi, chập chứng bước vào đời bằng vồn kiến thức ít ỏi trong nhà trường. Tập đi những bước đầu tiên, nhẹ, ngắn thôi nhưng ngã thì cũng đau đớn lắm đấy.

Khóa chúng tôi có hơn 100 sinh viên chia ra thành các chuyên ngành học khác nhau. Đứa theo Sở hữu trí tuệ, đứa theo Khoa học Công nghệ, đứa lại theo Chính sách xã hội. Còn tôi, tôi theo Quản trị nhân lực. Chẳng có gì ngoài mấy môn chuyên ngành phụ giúp cho công việc chuyên môn, chẳng có gì ngoài niềm đam mê khao khát được làm việc. Tôi cũng như bao bạn bè khác, làm hồ sơ, đi phỏng vấn để mong có một nơi thực tập tốt nghiệp cho đúng nghĩa của nó.

Tôi đi phỏng vấn rất nhiều nơi và thất bại thì cũng không phải là ít. Tôi cũng chẳng hiểu vì tôi yếu về kỹ năng phỏng vấn, tôi trả lời không đạt hay vì một lý do nào đó mà đến giờ tôi chưa vẫn thấm thía nhưng tôi chỉ muốn được nói rằng: nếu không cho chúng tôi cơ hội thì làm sao chúng tôi có thể chứng minh?

- Em học trường gì vậy?

- Em học Nhân văn chị ạ.

- Em học Khoa gì ở trường đó mà lại xin vào vị trí Thực tập Nhân sự?

- Em học Khoa Quản lý, chuyên ngành Quản lý nguồn nhân lực chị ạ.

- Trường đó mà cũng đào tao về Nhân sự sao?

- Vâng…

Đó là câu hỏi đã quá quen thuộc mà tôi có lẽ đi tới nơi nào phỏng vấn cũng được “chào hỏi và làm quen” như thế từ chính những ứng viên hay từ chính nhà tuyển dụng.

Những câu hỏi đó làm tôi nhiều khi thấy thật mất tự tin và thấy mình “thấp” hơn những bạn đã tốt nghiệp các trường khác đào tạo về Nhân sự.

Nhưng Nhân sự trường Nhân văn thì sao? Có thể chúng tôi không tư duy nhanh nhạy trong một số trường hợp, có thể chúng tôi không được học nhiều và kỹ các môn chuyên ngành như các trường khác nhưng đã có ai thực sự hiểu về nghề Nhân sự? Đâu phải Nhân sự chỉ là tính tiền lương? Là định mức? Là tuyển dụng? Là đào tạo? Nhân sự là một nghề không đơn giản và riêng lẻ như thế, đó là một nghề tổng hợp và cũng cần những con người biết “tổng hợp”.

Lần đi thực tập thực tế (cuối năm 3), tôi đã tự tin và thấy hãnh diện vì mình học Nhân sự tại Nhân văn.

Tôi không dám đề cao mình, không dám hạ thấp bất kỳ một trường nào vì mỗi trường đào tạo theo một tiêu chí khác mặc dù nó là một ngành chung nhưng tôi hài lòng một phần vì tôi đã chọn ngành Nhân sự trường tôi. Có ai đã từng nghĩ mối quan hệ và xây dựng, duy trì mối quan hệ giữa con người với con người là yếu tố quan trọng nhất trong nghề Nhân sự chưa? Kỹ năng làm việc với con người mới là quan trọng nhất trong nhân sự chưa? Nếu ai đã từng nghĩ thế thì tôi tin rằng sinh viên Nhân văn không thua kém ai.

Thực tập tốt nghiệp đợt này, tôi cũng tự tìm cho mình một cơ hội, một lối đi riêng nhưng xem chừng thật khó.

Đọc xong yêu cầu công việc của một nhà tuyển dụng đang tuyển vị trí thực tập Nhân sự cho công ty mà tôi… choáng váng. Mọi điều kiện tôi thấy rất phù hợp với mình nhưng rồi một dòng chữ in đậm làm tôi “chột dạ”: Yêu cầu học chuyên ngành nhân sự khối ngành kinh tế.

Cảm xúc trong tôi lúc này chắc cũng không khác gì cảm xúc của những bạn sinh viên trường Đại học Ngoại thương khi nhìn thấy mẩu tin tuyển dụng: “Không tuyển sinh viên Ngoại thương” ngày trước.

Là gì nhỉ? Tôi lấy gì ra để chứng minh và lấy gì ra để giải thích cho điều này? Thực sự chỉ có một điều duy nhất: có lẽ cử nhân học chuyên ngành Nhân sự - Nhân văn kém hơn cử nhân học Nhân sự các trường khác?

Mọi người vẫn thường nghe câu “thiếu gì thì cần lấy” vậy tại sao các nhà tuyển dụng không thử một lần đặt giả thiết và giải bài toán này nhỉ?

Tôi là một sinh viên Nhân văn, đánh giá khách quan của tôi về chương trình đào tạo của trường đó là: sơ sài, thiếu chuyên sâu. Chính vì vậy, sinh viên ra trường mới lúng túng và mới bị tẩy chay như thế.

Thế nhưng, tôi muốn đặt một câu hỏi: liệu tất cả các trường khác có chắc chắn rằng được đào tạo hơn chúng tôi hay không? Và nếu hơn sẽ là hơn bao nhiêu %? Các nhà tuyển dụng đã bao giờ đi làm một cuộc điều tra, rà soát về “nhu cầu được làm” của sinh viên các trường hay chưa? (Nhu cầu được làm ở ngay trong kỳ thực tập tốt nghiệp)?

Tôi dám khẳng định rằng chúng tôi và ngay cả bản thân tôi mong ước và khao khát được làm việc, được xâm nhập thực tế nhiều hơn thế. Một báo cáo đẹp, một số điểm cao, sinh viên nào không muốn, nhưng song song với đó, tôi và các bạn tôi mong muốn được nhiều và nhiều hơn thế.

Tôi mong có được một điều gì đó đằng sau thời gian thực tập và bản báo cáo có dấu, có những lời khen “chắp cánh” ấy. Có ai đã từng khóc, đã từng dằn vặt, đã từng lặn lội đi khắp các công ty để xin vào thực tập, được đi phỏng vấn chỉ để được thực tập theo đúng nghĩa của nó?

Và tôi muốn biết một nhà tuyển dụng mong muốn có một người có nhiều kiến thức, kỹ năng hơn (tạm gọi là thế) nhưng chỉ cần đến, làm nhàng nhàng và viết báo cáo hay thích một người thiếu thốn đấy nhưng có sự vươn lên, khao khát được học hỏi và làm việc? Đó cũng là câu trả lời cho câu “thiếu gì thì cần lấy” ở trên của tôi.

Kinh tế khó khăn, các công ty lớn cắt giảm nhân sự, công ty nhỏ thì lao đao, sinh viên ra trường muốn đi xin việc làm nhưng chỗ nào cũng phải kinh nghiệm vậy cái nghịch lý này ai sẽ giải quyết? Ai sẽ đưa ra phương án? Các trường đại học thì ồ ạt mở ra, ngành nào hot thì đổ xô vào học, đổ xô đào tạo mà chẳng cần biết đầu ra mai sau sẽ thế nào? Và cuối cùng ai chịu hậu quả? Nhà nước? Các trường đại học? Doanh nghiệp? Hay chính là những sinh viên “cõng chữ” đến gù lưng mang theo cả những ước mơ và niềm kỳ vọng của gia đình?

Thêm một chút bên lề cho câu chuyện này, cô bạn tôi học chuyên ngành Sở hữu trí tuệ của khoa tôi, đi xin thực tập, đã được nhận.

Thế nhưng trong quá trình làm việc, dưới con mắt của 2 nhân viên cũ – những người được học trong môi trường chuyên sâu về luật hơn, phán: “Nói em cũng không hiểu đâu, chỉ làm mất thời gian hướng dẫn mà thôi”. Đây được gọi là kỳ thị, gọi là ma cũ bắt nạt ma mới hay được gọi là sự phân biệt “bằng cấp”? Liệu bằng cấp của trường này hơn bằng cấp của trường kia? Liệu bằng cấp là đẳng cấp?

Thực sự qua bài viết ngắn ngủi này, tôi không hề có ý định chê trách các nhà tuyển dụng, không có ý định hạ bệ các trường khác để tự tôn mình lên mà tôi chỉ muốn khẳng định với các nhà tuyển dụng một điều rằng: không thể lấy một con người làm thước đo cho nhiều người.

Không thể nhìn bề ngoài mà đánh giá cái bên trong. Và mong muốn của tôi cũng như bao người bạn của tôi – những người không muốn đi thực tập là xin dấu và báo cáo cũng là những người đang lao đao liên hệ nơi thực tập chỉ là: hãy cho chúng tôi cơ hội.

Nếu không cho thì làm sao biết chúng tôi thế nào? Nếu có cơ hội để học hỏi, tiếp xúc với thực tế thì chắc chắn chúng tôi làm được nhiều hơn thế. Và lúc đó, liệu lời phán quyết chúng tôi được việc hay không được việc có là quá muộn?

Xin gửi lời cảm ơn đến những ai đọc và bình luận về bài viết này!

Độc giả Khoai Tây"

Mình cũng là sinh viên ra trường chưa lâu, mình cũng từng đi xin việc và giờ thì mình cũng đang ở vị trí đi tuyển dụng lại các bạn. Thành thật mà nói, cả nước có trên 500k doanh nghiệp, liệu bạn gái của tôi đã đi phỏng vấn tại bao nhiêu công ty??

Khi tôi đọc bài bạn viết, có những cái đúng là khi đi thực tập các bạn không học được gì nhiều. Cái này rất nhiều bạn tôi gặp phải, nhưng trong số ấy không có tôi. Tôi đi thực tập làm 8h/ngày, 5,5 ngày/tuần như những nhân viên bình thường khác và không lương. Cùng đợt với tôi, có rất nhiều bạn sinh viên khác, họ chỉ mong đến thực tập là xin số liệu, tuần đến vài buổi (không phải đến thì càng tốt). Có những bạn cũng đến được khoảng thời gian 1 tháng liên tục, rồi nghỉ vì với các bạn ấy, thực tập không lương thì không nên làm. Nếu là bạn, đến thực tập, cũng làm như tôi, thì bạn sẽ làm được trong bao lâu... lúc đầu thì ai cũng khao khát lắm.

Bạn ạ, cái gì cũng có giá của nó, bạn đi thực tập, nếu bạn học được cách làm việc của người ta, hay may mắn học được một vài TIP của người ta, bạn cũng phải trả một cái giá gì đó, mà ở đây là sức lao động của bạn. Khi bạn không học được điều gì từ quá trình thực tập, đáng lẽ ra, bạn cũng đã học được một bài học rằng "lý do vì sao bạn không học được điều gì từ quá trình thực tâp chứ? vì sao họ không giao cho bạn công việc, vì sao họ nói với bạn rằng bạn không biết gì cả, vì sao giải thích lại tốn sức..." và chắc chắn khi bạn trả lời được những câu hỏi trên thì bạn cũng đã tự tìm được nguyên nhân cho mình, và có thể là giải pháp nữa cơ.

Thầy tôi nói rằng [B]"vấp váp nhỏ không vượt qua được thì vấp váp lớn sao có thể vượt qua" [/B] bạn mới đi xin việc chưa lâu, mọi việc vẫn chỉ mới bắt đầu, nếu bạn nghĩ các nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên theo thương hiệu đào tạo của trường là sai rồi bạn ạ. Để tuyển dụng, người ta đánh giá dựa trên rất nhiều yếu tố (mình cũng làm tuyển dụng, dù chưa lâu, nhưng càng làm càng hiểu)

Còn, việc đánh giá con người dựa trên thương hiệu đào tạo của trường cũng chưa đúng lắm. Khi bạn có sự tự tin, có kiến thức và trình độ, hoặc ít nhất là tinh thần cầu thị, luôn luôn học hỏi, bản lĩnh của bạn sẽ khiến không ai có thể đánh gía được trường bạn đào tạo thế nọ thế kia, không bằng trường khác. Còn khi bạn đã có bản lình như trên, mà vẫn có người đánh giá này nọ được thì cũng khó trách được người ta tầm nhìn hạn hẹp, ít giao thiệp.

Theo mình nghĩ, người ta hơn nhau ở cái ra đường và kiếm được nhiều tiền hơn chứ không phải hơn nhau ở cái bằng. Còn tiền kiếm được là phụ thuộc vào nhiều yếu tố - trong đó yếu tố con người - cái đầu của bạn đóng vai trò quan trọng hơn cả.

Câu chuyện đi xin việc sẽ còn dài... có lẽ mình sẽ viết tiếp trong phần 02..

Nhân Viên Mới

Read the rest of this entry »

Kinh nghiệm sàng lọc hồ sơ ứng viên

Nhìn CV để đánh giá một ứng viên  không quá khó cũng không quá dễ, thực chất khi tuyển dụng dù chỉ nhìn CV, nhà tuyển dụng cũng có thể đọc khoản 40% thông tin về ứng viên, dù nó không ghi trong CV. Song, nếu công ty bạn đăng tuyển mà có quá nhiều ứng viên ứng tuyển, bạn nhận được quá nhiều CV thì lọc hồ sơ hiệu quả sẽ gíúp bạn tăng cơ hội thu hút được ứng viên giỏi đến phỏng vấn và tuyển được người tài “đầu quân” về với công ty bạn.

Theo kinh nghiệm sàng lọc hồ sơ của các chuyên gia nhân sự, để lọc hồ sơ hiệu quả bạn nên thực hiện các bước sau đây:

Bước 1: Xem xét cấu trúc hồ sơ (các cụ nói, ấn tượng đầu tiên là rất quan trọng)

1. Cách trình bày:

Xem xét cấu trúc hồ sơ, nhà tuyển dụng có thể đánh giá được ứng viên ở tính cẩn thận, ngăn nắp; khả năng tổ chức sắp xếp, bố trí công việc; khả năng diễn đạt thông tin hiệu quả thể hiện qua các tài liệu có trong hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự thời gian; bảng lý lịch không có lỗi chính tả hoặc lỗi đánh máy; thư xin việc ngắn gọn nhưng súc tích đạt được hiệu quả trong việc truyền tải hình ảnh bản thân tới nhà tuyển dụng qua ngôn ngữ viết. Ngoài ra, tính logic, hợp lý của hồ sơ cũng được thể hiện ở mối liên quan giữa các phần trong hồ sơ.

CV của ứng viên tiềm năng và có kinh nghiệm tốt sẽ luôn được trình bày một cách logic và bắt mắt hơn. Thông tin trên CV cũng mạch lạc hơn.

2. Nội dung:

Nếu ứng viên trình bày kinh nghiệm chung chung, thì đây là một điểm trừ. Bạn chỉ nên ưu tiên những CV trình bày nội dung chi tiết về công việc đã làm. Vì khi phỏng vấn chỉ hiệu quả nhất khi bạn có thể nhìn vào CV để hỏi, nếu quá ít thông tin thì bạn sẽ hỏi gì ?

- Một bản lý lịch tốt là bản nêu rõ lịch sử làm việc theo thứ tự thời gian có nêu rõ ngày bắt đầu và ngày chấm dứt làm việc và các thông tin để xác minh. Với góc độ là người tuyển dụng, một CV ấn tượng là biết cách rút gọn được kĩ năng mình học được thông qua hoạt động ngoại khóa, nếu ứng viên viết CV quá dài thì đó là do ứng viên đang mô tả mà chưa rút gọn kĩ năng. Bạn cũng có thể cho điểm trừ trường hợp này. 

- Thay đổi nhiều công việc trong một thời gian ngắn có thể đặt ra câu hỏi cần tìm hiểu.

- Thay đổi liên tục trong định hướng nghề nghiệp: Điểm này thường cho thấy ứng viên thiếu định hướng, thiếu tính kiên định và các mục tiêu không rõ ràng. Việc thay đổi liên tục là hiện tượng phổ biến đối với các ứng viên trẻ tuổi đang tìm việc hoặc đối với những người bị mất việc trong một ngành đang suy yếu.

- Những trách nhiệm quá nổi bật so với chức vụ: Điểm này cho thấy ứng viên có thể có khả năng tốt nhưng đã không được người sử dụng lao động trước đãi ngộ xứng đáng hoặc ngược lại cũng có thể cho thấy ứng viên là người khoa trương, tư duy không logic.

Bước 2: Lọc các hồ sơ theo các tiêu chí đã đặt ra (kinh nghiệm, mục tiêu nghề nghiệp, giới tính, chuyên ngành, số năm kinh nghiệm, trình độ tiếng Anh, mức lương yêu cầu... ...)

1. Cấp độ ứng viên:

Trong giai đoạn hai, bạn cần nhận ra các điểm “hơn nhau” giữa các ứng viên – như chất lượng đào tạo mà họ có được hoặc số năm kinh nghiệm làm việc.

Ví dụ, vị trí tuyển dụng yêu cầu ứng viên có bằng đại học, vậy bạn chỉ việc loại tất cả hồ sơ nào không thỏa mãn yêu cầu này. Dĩ nhiên, sẽ có một số trường hợp đặc biệt là ứng viên không thỏa mãn yêu cầu cơ bản này nhưng nội dung trình bày về kinh nghiệm làm việc lại phù hợp với yêu cầu công việc. Bạn sẽ làm gì? Hãy khảo sát tiếp vòng 2 này.

Tuy nhiên, cũng chú ý mỗi level (mới ra trường 1 năm k/n, 2 năm k/n . . .) đều có khả năng nhất định và bạn không nên đòi hỏi CV của bạn mới ra trường phải pro như của bạn 2 năm kinh nghiệm, nhưng nếu CV của bạn 2 năm kinh nghiêm mà đơn giản quá thì nên cân nhắc lại.

2. Kiến thức có phù hợp với trí tuyển dụng của công ty hay không:

Nếu bạn có 1 CV ưng ý, hãy chú ý phần kiến thức của ứng viên đó có phù hợp với công việc đang trống mà bạn cần tuyển dụng. VD: cùng là tuyển nhân viên kế toán, nhưng nếu cty hay trả lương theo kiểu 2 lần/tháng thì nên ưu tiên các bạn đã làm qua dạng này rồi.

Một ứng viên tốt nghiệp từ các trường danh tiếng sẽ có nhiều khả năng thành công hơn một ứng viên tốt nghiệp từ một trường bình thường. Điều đó như cách nhà tuyển dụng đánh giá các ứng viên tốt nghiệp từ các “thương hiệu” nổi tiếng như MIT, Oxford hay Harvard vậy. Tuy nhiên điều này không phải lúc nào cũng đúng. Sau giai đoạn hai này, bạn có thể mời ứng viên đến dự phỏng vấn.

Các dấu hiệu của ứng viên không phù hợp:

Bạn cần nhận ra ngay các dấu hiệu của ứng viên không phù hợp, chẳng hạn như ứng viên không có kế hoạch phát triển nghề nghiệp, không có mục tiêu nghề nghiệp và kinh nghiệm làm việc phù hợp với yêu cầu tuyển dụng, ứng viên có nhiều khoảng thời gian thất nghiệp, hoặc ứng viên nhảy việc quá nhiều.

Ngoài ra, một số mẹo nhỏ sau giúp bạn lọc hồ sơ nhanh chóng và hiệu quả:

• Dành ít thời gian để sàng lọc ra các ứng viên không phù hợp (giai đoạn 1), và dành nhiều thời gian đánh giá các ứng viên có nhiều khả năng thành công nhất (giai đoạn 2).

• Không đánh giá dựa trên “bề nổi”. Nghĩa là sẽ có ứng viên “trông vậy chứ không phải vậy”. Các ứng viên tốt nghiệp từ lĩnh vực kỹ thuật thường không trình bày hồ sơ “mướt mát” như các ứng viên tốt nghiệp từ các ngành xã hội. Vì vậy bạn cần tìm hiểu thật kỹ điều cốt lõi là thành tích của ứng viên.

• Tránh so sánh các ứng viên với nhau. Điều bạn cần làm là so sánh ứng viên dự tuyển với tiêu chuẩn của ứng viên lý tưởng để tìm ra người phù hợp nhất.

Chúc các bạn thành công.

Nhân Viên Mới 

Read the rest of this entry »